The person who sends the message is called the sender.
Step 3
Exam Tip
Remember the difference between sender and receiver for exams. चरण 1: संचार में कोई व्यक्ति विचार शुरू करता है। चरण 2: जो व्यक्ति संदेश भेजता है उसे प्रेषक कहते हैं। चरण 3: परीक्षा में प्रेषक और प्राप्तकर्ता का अंतर याद रखें।
The person who understands and responds is the receiver.
Step 3
Exam Tip
Good communication depends on the receiver understanding the message. चरण 1: संदेश किसी व्यक्ति तक पहुंचता है। चरण 2: जो व्यक्ति उसे समझता और उत्तर देता है वह प्राप्तकर्ता होता है। चरण 3: सही संचार के लिए प्राप्तकर्ता की समझ बहुत जरूरी है।
A clear message reduces misunderstanding. चरण 1: संचार में कोई जानकारी साझा की जाती है। चरण 2: यही जानकारी संदेश कहलाती है। चरण 3: संदेश स्पष्ट होगा तो गलतफहमी कम होगी।
Speaking writing or showing images can be channels.
Step 3
Exam Tip
In exams remember channel as the route of the message. चरण 1: संदेश किसी रास्ते से पहुंचता है। चरण 2: बोलना लिखना या चित्र दिखाना माध्यम हो सकते हैं। चरण 3: परीक्षा में माध्यम का अर्थ संदेश का रास्ता याद रखें।
This reply is called feedback. चरण 1: प्राप्तकर्ता संदेश को सुनता या पढ़ता है। चरण 2: वह अपनी समझ के अनुसार उत्तर देता है। चरण 3: इस उत्तर को प्रतिक्रिया कहा जाता है।
B. संदेश को बाधित करने वाली कोई भी रुकावट/Any disturbance that blocks the message
Step 1
Concept
Many disturbances can occur in communication.
Step 2
Why this answer is correct
Anything that prevents correct understanding is noise.
Step 3
Exam Tip
Noise is not only sound but can also be unclear words. चरण 1: संचार में कई प्रकार की रुकावट हो सकती है। चरण 2: जो रुकावट संदेश को सही समझने से रोके वह शोर है। चरण 3: शोर केवल आवाज नहीं बल्कि गलत शब्द भी हो सकते हैं।
Information is shared through speech so it is oral communication.
Step 3
Exam Tip
It is useful in interviews and discussions. चरण 1: आमने सामने बात में शब्द बोले जाते हैं। चरण 2: बोले गए शब्दों से जानकारी दी जाती है इसलिए यह मौखिक संचार है। चरण 3: साक्षात्कार और चर्चा में यह बहुत उपयोगी होता है।
When ideas are written in words they become written form.
Step 2
Why this answer is correct
Letters and emails are examples of written communication.
Step 3
Exam Tip
Written communication needs clear language and spelling. चरण 1: जब विचार शब्दों में लिखे जाते हैं तो लिखित रूप बनता है। चरण 2: पत्र और ईमेल लिखित संचार के उदाहरण हैं। चरण 3: लिखित संचार में भाषा और वर्तनी साफ होनी चाहिए।
Gestures facial expressions and posture are non-verbal communication.
Step 3
Exam Tip
In exams connect body language with non-verbal communication. चरण 1: कई बार बिना बोले भी संदेश दिया जाता है। चरण 2: हावभाव चेहरे के भाव और मुद्रा अशाब्दिक संचार हैं। चरण 3: परीक्षा में शरीर की भाषा को अशाब्दिक संचार से जोड़ें।
Staring too much is not considered good communication. चरण 1: आंखों का संपर्क सुनने और ध्यान देने को दिखाता है। चरण 2: उचित संपर्क आत्मविश्वास का संकेत देता है। चरण 3: बहुत अधिक घूरना सही संचार नहीं माना जाता।
When we listen with attention and understanding it is active listening.
Step 3
Exam Tip
Correct listening helps in giving a good reply. चरण 1: सुनना केवल आवाज सुनना नहीं है। चरण 2: जब हम ध्यान से समझते हैं तो यह सक्रिय सुनना होता है। चरण 3: अच्छे उत्तर के लिए पहले सही सुनना जरूरी है।
B. वक्ता की बात पूरी सुनना/Listening to the speaker completely
Step 1
Concept
Active listening needs full attention.
Step 2
Why this answer is correct
Listening to the speaker completely improves understanding.
Step 3
Exam Tip
Interrupting weakens communication. चरण 1: सक्रिय सुनने में पूरा ध्यान चाहिए। चरण 2: वक्ता की बात पूरी सुनना समझ बढ़ाता है। चरण 3: बीच में रोकने से संचार कमजोर होता है।
B. सरल और सही शब्दों का प्रयोग/Use simple and correct words
Step 1
Concept
A clear message is easy to understand.
Step 2
Why this answer is correct
Simple and correct words make the message clear.
Step 3
Exam Tip
Unnecessary difficult words can increase confusion. चरण 1: स्पष्ट संदेश में समझने में आसानी होती है। चरण 2: सरल और सही शब्द संदेश को साफ बनाते हैं। चरण 3: कठिन शब्द बिना जरूरत उपयोग करने से भ्रम बढ़ सकता है।
B. सभी जरूरी जानकारी देना/Giving all necessary information
Step 1
Concept
A good message does not miss necessary points.
Step 2
Why this answer is correct
Communication is complete when all needed information is given.
Step 3
Exam Tip
Incomplete information can lead to wrong decisions. चरण 1: अच्छा संदेश जरूरी बातों को नहीं छोड़ता। चरण 2: जब सभी जरूरी जानकारी हो तो संचार पूर्ण होता है। चरण 3: अधूरी जानकारी से गलत निर्णय हो सकता है।
Courteous language helps maintain good relationships. चरण 1: संचार में शब्दों का असर होता है। चरण 2: सम्मानजनक भाषा विनम्रता दिखाती है। चरण 3: विनम्र भाषा से संबंध अच्छे रहते हैं।
B. कम शब्दों में पूरी बात कहना/Saying the full message in fewer words
Step 1
Concept
A concise message avoids unnecessary details.
Step 2
Why this answer is correct
Saying the complete message in fewer words is conciseness.
Step 3
Exam Tip
In exams remember conciseness as saving time without losing meaning. चरण 1: संक्षिप्त संदेश में अनावश्यक बातें नहीं होतीं। चरण 2: कम शब्दों में पूरी बात कहना संक्षिप्तता है। चरण 3: परीक्षा में संक्षिप्तता को समय बचाने से जोड़कर याद रखें।
B. तथ्य भाषा और वर्तनी को सही रखना/Keeping facts language and spelling correct
Step 1
Concept
Wrong facts weaken a message.
Step 2
Why this answer is correct
Correct facts language and spelling create correctness.
Step 3
Exam Tip
Correctness is very important in written exams. चरण 1: गलत तथ्य संदेश को कमजोर करते हैं। चरण 2: सही तथ्य भाषा और वर्तनी शुद्धता बनाते हैं। चरण 3: लिखित परीक्षा में शुद्धता बहुत महत्वपूर्ण है।
B. स्पष्ट और खास जानकारी/Clear and specific information
Step 1
Concept
Concrete communication does not depend on guesses.
Step 2
Why this answer is correct
It gives clear and specific information.
Step 3
Exam Tip
Numbers dates and examples make a message concrete. चरण 1: ठोस संचार अनुमान पर निर्भर नहीं होता। चरण 2: इसमें स्पष्ट और खास जानकारी दी जाती है। चरण 3: संख्या तारीख और उदाहरण संदेश को ठोस बनाते हैं।
Good communication considers the other person's situation.
Step 2
Why this answer is correct
Keeping listener needs in mind is consideration.
Step 3
Exam Tip
It makes the message more useful and effective. चरण 1: अच्छे संचार में सामने वाले की स्थिति समझी जाती है। चरण 2: श्रोता की जरूरतों को ध्यान में रखना विचारशीलता है। चरण 3: इससे संदेश अधिक उपयोगी और प्रभावी होता है।
An application to the principal follows rules and politeness.
Step 2
Why this answer is correct
It is for an official purpose so it is formal communication.
Step 3
Exam Tip
Formal communication should be polite and organized. चरण 1: प्रधानाचार्य को लिखी गई बात नियम और शिष्टाचार से जुड़ी होती है। चरण 2: यह आधिकारिक उद्देश्य के लिए होती है इसलिए औपचारिक संचार है। चरण 3: औपचारिक संचार में भाषा विनम्र और व्यवस्थित होनी चाहिए।
Conversation between friends is casual and natural.
Step 2
Why this answer is correct
It has fewer official rules so it is informal communication.
Step 3
Exam Tip
In exams treat conversations with friends and family as informal. चरण 1: मित्रों के बीच बातचीत सामान्य और सहज होती है। चरण 2: इसमें आधिकारिक नियम कम होते हैं इसलिए यह अनौपचारिक संचार है। चरण 3: परीक्षा में मित्रों और परिवार की बातचीत को अनौपचारिक मानें।
The teacher gives the message to the whole class so it is one to many communication.
Step 3
Exam Tip
Speeches and assemblies can also be examples of this type. चरण 1: शिक्षक एक व्यक्ति है। चरण 2: वह पूरी कक्षा को संदेश देता है इसलिए यह एक से अनेक संचार है। चरण 3: भाषण और सभा भी इसी प्रकार के उदाहरण हो सकते हैं।
When a person thinks in the mind no other person is involved.
Step 2
Why this answer is correct
This is called intrapersonal communication.
Step 3
Exam Tip
We often use it before making decisions. चरण 1: जब व्यक्ति अपने मन में सोचता है तो दूसरा व्यक्ति शामिल नहीं होता। चरण 2: यह स्वयं से संचार कहलाता है। चरण 3: निर्णय लेने से पहले हम अक्सर ऐसा संचार करते हैं।
They share ideas with each other so it is interpersonal communication.
Step 3
Exam Tip
Conversation and interview are good examples. चरण 1: इसमें दो लोग शामिल होते हैं। चरण 2: वे आपस में विचार साझा करते हैं इसलिए यह अंतरवैयक्तिक संचार है। चरण 3: बातचीत और साक्षात्कार इसके अच्छे उदाहरण हैं।
C. सबकी बात सुनकर संतुलित उत्तर देना/Listening to all and giving a balanced response
Step 1
Concept
Many people share ideas in a group discussion.
Step 2
Why this answer is correct
Listening to everyone and responding in a balanced way is good behavior.
Step 3
Exam Tip
It shows teamwork and effective communication. चरण 1: समूह चर्चा में कई लोग विचार रखते हैं। चरण 2: सबकी बात सुनना और संतुलित उत्तर देना अच्छा व्यवहार है। चरण 3: इससे टीम भावना और प्रभावी संचार दिखता है।
B. स्थिति के अनुसार स्वर और गति रखना/Keeping tone and pace according to the situation
Step 1
Concept
While speaking the voice should be audible.
Step 2
Why this answer is correct
Tone and pace should match the situation.
Step 3
Exam Tip
Speaking too loudly or too slowly can weaken communication. चरण 1: बोलते समय आवाज सुनने योग्य होनी चाहिए। चरण 2: स्वर और गति स्थिति के अनुसार होने चाहिए। चरण 3: बहुत तेज या बहुत धीमा बोलना संचार को कमजोर कर सकता है।
B. स्पष्टीकरण के लिए विनम्र प्रश्न पूछना/Ask a polite question for clarification
Step 1
Concept
Not understanding a message can create confusion.
Step 2
Why this answer is correct
A polite question makes the point clear.
Step 3
Exam Tip
In exams asking for clarification is considered correct behavior. चरण 1: संदेश न समझने पर भ्रम बन सकता है। चरण 2: विनम्र प्रश्न पूछने से बात साफ होती है। चरण 3: परीक्षा में स्पष्टता के लिए प्रश्न पूछना सही व्यवहार माना जाता है।
B. वे विस्तार से उत्तर देने का अवसर देते हैं/They allow detailed answers
Step 1
Concept
Open-ended questions allow thinking.
Step 2
Why this answer is correct
Their answers can include details and reasons.
Step 3
Exam Tip
They are useful in discussions. चरण 1: खुले प्रश्न सोचने का अवसर देते हैं। चरण 2: इनके उत्तर में विस्तार और कारण दिए जा सकते हैं। चरण 3: चर्चा में खुले प्रश्न उपयोगी होते हैं।
B. हां या नहीं जैसा छोटा उत्तर/Short answer like yes or no
Step 1
Concept
Closed-ended questions ask for limited answers.
Step 2
Why this answer is correct
Their answers are often yes no or a short fact.
Step 3
Exam Tip
They are useful for getting quick information. चरण 1: बंद प्रश्न सीमित उत्तर मांगते हैं। चरण 2: उनका उत्तर अक्सर हां नहीं या छोटा तथ्य होता है। चरण 3: तुरंत जानकारी लेने के लिए ऐसे प्रश्न उपयोगी हैं।
B. साफ विनम्र और सुधार योग्य बात कहना/Say clear polite and improvement-focused points
Step 1
Concept
The purpose of feedback should be improvement.
Step 2
Why this answer is correct
Clear polite and useful points make good feedback.
Step 3
Exam Tip
Personal insult damages communication. चरण 1: प्रतिक्रिया का उद्देश्य सुधार होना चाहिए। चरण 2: साफ विनम्र और उपयोगी बात अच्छी प्रतिक्रिया बनाती है। चरण 3: व्यक्तिगत अपमान से संचार खराब होता है।
B. शांत रहकर सुधार की बात समझनी चाहिए/Stay calm and understand the improvement point
Step 1
Concept
Negative feedback may feel difficult to hear.
Step 2
Why this answer is correct
One should stay calm and understand the improvement point.
Step 3
Exam Tip
This helps learning and performance improvement. चरण 1: नकारात्मक प्रतिक्रिया सुनना कभी कठिन लग सकता है। चरण 2: शांत रहकर सुधार की बात समझनी चाहिए। चरण 3: इससे सीखने और प्रदर्शन सुधारने में मदद मिलती है।
B. ऐसी भाषा बोलना जिसे श्रोता न समझे/Speaking a language the listener does not understand
Step 1
Concept
Understanding the language is necessary in communication.
Step 2
Why this answer is correct
If the listener does not understand the language the message is blocked.
Step 3
Exam Tip
Simple and familiar language reduces this barrier. चरण 1: संचार में भाषा समझना जरूरी है। चरण 2: यदि श्रोता भाषा नहीं समझता तो संदेश रुक जाता है। चरण 3: सरल और परिचित भाषा बाधा कम करती है।
B. गलत प्रभाव और गलतफहमी हो सकती है/Wrong impression and misunderstanding may occur
Step 1
Concept
Body language also sends a message.
Step 2
Why this answer is correct
Wrong posture or expression can create a wrong impression.
Step 3
Exam Tip
Words and body language should match. चरण 1: शरीर भाषा भी संदेश देती है। चरण 2: गलत मुद्रा या चेहरे का भाव गलत प्रभाव बना सकता है। चरण 3: शब्द और शरीर भाषा में मेल होना चाहिए।
B. जब वह स्पष्ट पूर्ण और विनम्र हो/When it is clear complete and polite
Step 1
Concept
A good message is easy to understand.
Step 2
Why this answer is correct
Clarity completeness and courtesy make it effective.
Step 3
Exam Tip
These qualities reduce misunderstanding. चरण 1: अच्छा संदेश आसानी से समझ आता है। चरण 2: स्पष्टता पूर्णता और विनम्रता उसे प्रभावी बनाते हैं। चरण 3: इन गुणों से गलतफहमी कम होती है।
A. ध्यान से सुनना या पढ़ना/Listen or read carefully
Step 1
Concept
The receiver's role is not only to get the message.
Step 2
Why this answer is correct
The receiver should listen or read carefully.
Step 3
Exam Tip
A correct response can be given only after correct understanding. चरण 1: प्राप्तकर्ता की भूमिका केवल संदेश पाना नहीं है। चरण 2: उसे ध्यान से सुनना या पढ़ना चाहिए। चरण 3: सही समझ के बाद ही सही प्रतिक्रिया दी जा सकती है।
A. ताकि संदेश आसानी से समझ आए/So that the message is understood easily
Step 1
Concept
Pronunciation helps in understanding words.
Step 2
Why this answer is correct
Clear pronunciation delivers the message correctly.
Step 3
Exam Tip
Unclear pronunciation can change the meaning. चरण 1: उच्चारण शब्दों को समझने में मदद करता है। चरण 2: स्पष्ट उच्चारण से संदेश सही पहुंचता है। चरण 3: अस्पष्ट उच्चारण से अर्थ बदल सकता है।
A. जब स्थायी रिकॉर्ड रखना हो/When a permanent record is needed
Step 1
Concept
Written communication can be read again later.
Step 2
Why this answer is correct
Therefore it is useful for keeping a permanent record.
Step 3
Exam Tip
It is better for notices orders and applications. चरण 1: लिखित संचार को बाद में फिर पढ़ा जा सकता है। चरण 2: इसलिए यह स्थायी रिकॉर्ड रखने में उपयोगी है। चरण 3: सूचना आदेश और आवेदन में लिखित रूप बेहतर होता है।
Difficult information can be made simpler through visuals. चरण 1: दृश्य संचार आंखों से समझा जाता है। चरण 2: चार्ट चित्र और संकेत इसके उदाहरण हैं। चरण 3: कठिन जानकारी को दृश्य रूप में सरल बनाया जा सकता है।
A. श्रोता भ्रमित या ऊब सकते हैं/The audience may get confused or bored
Step 1
Concept
A slide is a support tool.
Step 2
Why this answer is correct
Too much text can distract the audience.
Step 3
Exam Tip
Short points and clear visuals improve a presentation. चरण 1: स्लाइड सहायक साधन होती है। चरण 2: बहुत अधिक पाठ से ध्यान बंट सकता है। चरण 3: संक्षिप्त बिंदु और स्पष्ट चित्र प्रस्तुति को बेहतर बनाते हैं।
B. प्रश्न समझकर साफ और संक्षिप्त उत्तर देना/Understand the question and give a clear concise answer
Step 1
Concept
In an interview the question should be understood first.
Step 2
Why this answer is correct
A clear and concise answer creates a good impression.
Step 3
Exam Tip
Confidence and politeness are both important. चरण 1: साक्षात्कार में प्रश्न को पहले समझना चाहिए। चरण 2: साफ और संक्षिप्त उत्तर अच्छा प्रभाव डालता है। चरण 3: आत्मविश्वास और विनम्रता दोनों जरूरी हैं।
B. विनम्र स्पष्ट और व्यवस्थित/Polite clear and organized
Step 1
Concept
A formal letter is written for an official purpose.
Step 2
Why this answer is correct
It should use polite clear and organized language.
Step 3
Exam Tip
Very casual language is not suitable in a formal letter. चरण 1: औपचारिक पत्र आधिकारिक उद्देश्य से लिखा जाता है। चरण 2: इसमें विनम्र स्पष्ट और व्यवस्थित भाषा होनी चाहिए। चरण 3: बहुत अनौपचारिक भाषा औपचारिक पत्र में सही नहीं है।
A. ईमेल का मुख्य विषय बताना/To show the main topic of the email
Step 1
Concept
The subject line gives a brief introduction to the email.
Step 2
Why this answer is correct
It helps the receiver know the main topic quickly.
Step 3
Exam Tip
A good subject line should be clear and short. चरण 1: विषय पंक्ति ईमेल का छोटा परिचय देती है। चरण 2: इससे प्राप्तकर्ता को मुख्य विषय तुरंत पता चलता है। चरण 3: अच्छी विषय पंक्ति साफ और छोटी होनी चाहिए।
B. सम्मान और शिष्टता दिखाने के लिए/To show respect and politeness
Step 1
Concept
The way an email begins is important.
Step 2
Why this answer is correct
A greeting shows respect and politeness.
Step 3
Exam Tip
It improves formal communication. चरण 1: ईमेल में शुरुआत का तरीका महत्वपूर्ण होता है। चरण 2: अभिवादन सम्मान और शिष्टता दिखाता है। चरण 3: यह औपचारिक संचार को बेहतर बनाता है।
It shows the speaker that the message has been understood. चरण 1: अपने शब्दों में दोहराने से समझ की जांच होती है। चरण 2: यह सक्रिय सुनने का अच्छा तरीका है। चरण 3: इससे वक्ता को पता चलता है कि संदेश समझा गया है।
B. सरल भाषा और उचित माध्यम चुनना/Choose simple language and a suitable channel
Step 1
Concept
Barriers weaken the message.
Step 2
Why this answer is correct
Simple language and a suitable channel help deliver it better.
Step 3
Exam Tip
Feedback shows whether the message was understood. चरण 1: बाधाएं संदेश को कमजोर करती हैं। चरण 2: सरल भाषा और उचित माध्यम से संदेश बेहतर पहुंचता है। चरण 3: प्रतिक्रिया लेने से पता चलता है कि बात समझी गई या नहीं।
A. मित्रता और सहजता का भाव बना सकती है/It can create friendliness and comfort
Step 1
Concept
Facial expressions give non-verbal signals.
Step 2
Why this answer is correct
A smile can show friendliness and comfort.
Step 3
Exam Tip
Appropriate expressions make the message positive. चरण 1: चेहरे के भाव अशाब्दिक संकेत देते हैं। चरण 2: मुस्कान मित्रता और सहजता दिखा सकती है। चरण 3: सही भाव संदेश को सकारात्मक बनाते हैं।
A. संदेश अनदेखा या गलत समझा जा सकता है/The message may be ignored or misunderstood
Step 1
Concept
Timing also affects communication.
Step 2
Why this answer is correct
A message sent at the wrong time may be ignored or misunderstood.
Step 3
Exam Tip
Important messages should be sent at the right time. चरण 1: समय भी संचार को प्रभावित करता है। चरण 2: गलत समय पर भेजा संदेश अनदेखा या गलत समझा जा सकता है। चरण 3: जरूरी संदेश सही समय पर भेजना चाहिए।
A. संदेश की परिस्थिति और पृष्ठभूमि/Situation and background of the message
Step 1
Concept
Every message is given in a situation.
Step 2
Why this answer is correct
That situation and background are called context.
Step 3
Exam Tip
Understanding context helps understand the meaning correctly. चरण 1: हर संदेश किसी परिस्थिति में दिया जाता है। चरण 2: वही परिस्थिति और पृष्ठभूमि संदर्भ कहलाती है। चरण 3: संदर्भ समझने से संदेश का अर्थ सही समझ आता है।
A. यह बताती है कि संदेश समझा गया या नहीं/It shows whether the message was understood or not
Step 1
Concept
Feedback is an important part of communication.
Step 2
Why this answer is correct
It tells the sender whether the message was understood.
Step 3
Exam Tip
The message can be improved based on feedback. चरण 1: प्रतिक्रिया संचार का महत्वपूर्ण भाग है। चरण 2: इससे प्रेषक को पता चलता है कि संदेश समझा गया या नहीं। चरण 3: प्रतिक्रिया के आधार पर संदेश को सुधारा जा सकता है।
A. साफ बोलना ध्यान से सुनना और सम्मान देना/Speaking clearly listening carefully and showing respect
Step 1
Concept
Good communication is not only about speaking.
Step 2
Why this answer is correct
Clear speaking careful listening and respect are necessary.
Step 3
Exam Tip
These qualities make communication effective and trustworthy. चरण 1: अच्छा संचार केवल बोलने से नहीं होता। चरण 2: साफ बोलना ध्यान से सुनना और सम्मान देना जरूरी है। चरण 3: ये गुण संचार को प्रभावी और भरोसेमंद बनाते हैं।
