An office keeps both paper and digital records without clear rules after adopting a digital system. What problem may occur?एक कार्यालय डिजिटल प्रणाली अपनाने के बाद कागजी और डिजिटल दोनों रिकॉर्ड बिना नियम रखता है। क्या समस्या हो सकती है?
Answer and explanationउत्तर और व्याख्या
Correct answer:सही उत्तर: Duplication, inconsistency and confusion may increaseदोहराव, असंगति और भ्रम बढ़ सकता है
The governing concept is controlled information management during digital transition. If paper and digital records are both maintained without a defined source of truth, update procedure or responsibility, the same information may be entered twice or changed in only one place. This can produce duplication, conflicting values, search difficulty and confusion, making option B correct. Records do not become accurate or integrated automatically, and staff still need guidance.मुख्य अवधारणा डिजिटल परिवर्तन के दौरान नियंत्रित सूचना प्रबंधन है। यदि कागजी और डिजिटल रिकॉर्ड के लिए प्राथमिक स्रोत, अद्यतन प्रक्रिया और जिम्मेदारी तय न हो, तो एक ही जानकारी दो बार दर्ज हो सकती है या केवल एक रिकॉर्ड में बदली जा सकती है। इससे दोहराव, परस्पर विरोधी विवरण, रिकॉर्ड खोजने में कठिनाई और भ्रम पैदा होता है। इसलिए विकल्प B सही है; एकीकरण और प्रशिक्षण अपने-आप नहीं होते।
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